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 Le manuel de la location de terrain

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Samuel.Coryphée

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MessageSujet: Le manuel de la location de terrain   Sam 24 Nov - 9:49

Ça semble être le problème principal de pas mal d'associations (surtout les grosses) : trouver un terrain de jeu cool et pratique. Du coup, j'ouvre ce fil de discussion pour recenser :

- Les différentes méthodes et astuces développées par chaque association.
- Les pièges à éviter.
- Diverses anecdotes ou mésaventures.


Je commence donc et vais tenter de rester le plus général possible. Je précise que le texte ci-dessous n'a pas la prétention d'être LA vérité, loin de là. C'est juste le fruit de mon expérience d'orga...

1. Identifier la cible : une fois que tu as déniché le terrain de tes rêves pour cacher tes indices ou construire tes palissades, ben faut trouver qui est le proprio et te rencarder généralement auprès de la commune concernée (le combo google map + registre foncier est un grand classique). En gros il s'agit de savoir qui il est. Ça peut aller du paysan UDC bien traditionaliste à l'altermondialeu collectiviste bio. Mine de rien, c'est vachement important car ça va orienter le contact et la manière de se présenter.

2. Premier contact : on est en Suisse ! C'est sans doute l'un des moments les plus importants. Le plus souvent, il s'agit d'un contact téléphonique. Faut être clair, précis, bref. Proposer d'envoyer un dossier de presse pour être un plus, à moins de se heurter immédiatement à un mur. Car oui, certains propriétaires peuvent se braquer et refuser de louer un terrain, rechignant à voir 100 à 200 personnes (ou plus) se masser sur celui-ci pour le piétiner, camper, griller des saucisses... Il faut rapidement savoir rassurer en mettant en avant son expérience dans l'organisation de ce type de projet, parler de la sécurité et du respect du site, parler du sérieux des participants à ce genre d'activités... Et ne pas hésiter à verser dans la démagogie en faisant des blagues qui plairont à l'interlocuteur pour lui montrer que décidément, vous êtes trop sur la même longueur d'ondes. Le but avoué, c'est d'obtenir un rendez-vous.

3. Le rendez-vous : encore une fois, on est en Suisse et l'apparence joue un rôle primordial. Ça peut paraître con mais aller voir une commune saper n'importe comment, ça te grille en quelques secondes. Y'a du dress code implicite suivant les milieux. Et en fonction de l'interlocuteur, la petite bouteille de pinard pour discuter autour d'un verre peut s'avérer un plus Smile. Durant le rendez-vous, faut présenter plus en détail ce qu'est un GN avec des photos à la clé et si possible des articles de presse. Le visuel c'est mieux que les longs discours. Et immanquablement va falloir causer pognon, voir si l'interlocuteur a des attentes, des conditions...

4. Les paroles s'envolent, les écrits restent : (je présuppose ici une réponse positive) à moins de s'être heurté à un refus net (auquel cas, il faut prendre son bâton de pèlerin et aller voir si l'herbe est plus verte ailleurs), il faut convenir avec l'interlocuteur de lui envoyer une demande écrite avec réponse7confirmation de sa part. Quand sa lettre arrive avec le sésame, tu peux danser la gigue du bonheur. Mais le travail n'est pas encore fini.

5. Garder contact : encore une fois, l'idée c'est de faire sérieux, de montrer que tu gardes les intérêts du propriétaire en tête en lui donnant régulièrement des nouvelles de l'avancée du projet (un mois après le rendez-vous par exemple puis de temps à autre), l'énergie que tu y mets, la transmission de ses remarques auprès des joueurs, etc. Après le GN et l'état des lieux, ça vaut aussi la peine de se fendre d'un téléphone ou d'une lettre de remerciement. Si tout s'est bien passé, y'a moyen de garder le terrain pour de futurs events. Et ça, c'est cool Smile !

En résumé :

Gérer cette problématique comme un exam de fin d'école, à la fraîche, c'est foncer droit dans le mur. Une location doit se gérer en amont (préparer les rencontres) et en aval (maintenir un contact à chaque étape de la procédure).

À vous Very Happy...

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Maud.Coryphée

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MessageSujet: Re: Le manuel de la location de terrain   Sam 24 Nov - 14:02

Petit ajout au point 3 : agender un rendez-vous...

Ne pas hésiter à mentionner son métier et à fournir une carte de visite professionnelle si cela peut ajouter au côté "sérieux et crédible" de la demande. Un négociateur travaillant pour une institution réputée comme sérieuse et respectable et/ou ayant des fonctions en lien avec le projet GNistique rassurera l'interlocuteur.

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MessageSujet: Re: Le manuel de la location de terrain   Ven 14 Déc - 21:10

Merci pour ces astuces!

Perso, j'ai une arme assez efficace pour ANDLR: on s'est fait un dossier (Ca tu l'as déjà dit. L'astuce vient dans le détail suivant...) qui présente les divers aspects de l'Asso. (pédago, anim's, GNs en gros) Comme on a fait plusieurs anim's pour des écoles, bars, trucs à l'étranger, pour la Ville de Genève, des Assos universitaires / Université, etc... Bah à chaque fois (enfin, seulement depuis quelques temps. On a appris.), on demande un "papier" à la fin. Une lettre qui dit qu'on est beaux, grands, forts, etc. Idéalement avec des articles de presse.

Habituellement, ça rassure les gens. Et même si on démarche pour du GN, parler du côté "anim'" ou "pédago" donne un côté sérieux.

De même, la carte d'Asso, et le site qui claque (Le site ANDLR est un mauvais exemple j'en suis conscient.) sont des "armes" assez utiles.
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MessageSujet: Re: Le manuel de la location de terrain   Sam 15 Déc - 15:49

Voici un exemple de plaquette qu'on envoie en général aux proprios de terrain, aux autorités locales et à la presse quand on organise quelque chose. On adapte le truc à chaque jeu.

plaquette STIM

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Samuel.Coryphée

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MessageSujet: Re: Le manuel de la location de terrain   Mar 6 Jan - 14:09

Comment ça marche dans le canton de Vaud pour obtenir un terrain "dans les règles de l'art" :

http://www.vd.ch/prestations-en-ligne/manifestations/

En bas de page, le chapitre consacré à la prévention est hyper intéressant, je vous en recommande la lecture.



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MessageSujet: Re: Le manuel de la location de terrain   Mer 7 Jan - 10:32

Ah, et note pour plus tard: éviter autant que faire se peut de cibler un terrain appartenant au canton; chuis en pleine négociation avec le service du patrimoine et j'ai envie de me pendre... :-)

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MessageSujet: Re: Le manuel de la location de terrain   Mer 7 Jan - 12:35

J'ajoute ici l'extrait de mon "petit" manuel d'organisation de GN sur la question. J'en profite vite pour dire à tout le monde que j'attend toujours des retours sur ce dossier ! Very Happy

Le terrain parfait
Le terrain idéal diffère selon les besoins de votre projet, mais on y retrouve généralement les mêmes composantes partout ;
• Un décor en adéquation avec le projet. Un GN méd-fan dans une usine ou un GN futuriste en forêt c'est possible, mais c'est plutôt rare.
• De l'eau courante. Pour cuisiner, se laver rapidement, boire. On peut faire sans, mais c'est ajouter un gros travail logistique derrière.
• De l'électricité. Un peu moins important que l'eau il est vrai, car dans la plupart des cas l'électricité est surtout utile pour avoir un ordinateur et une imprimante à disposition dans votre staff. Une petite génératrice peut suffire pour pallier le problème. N'empêche, une source d'électricité vous permettra facilement d'éclairer certains lieux "publics" à moindres frais et de façon sûre, et vous permettra également de cuisiner plus facilement sur place.
• Des toilettes. Si le lieu ne dispose pas de lieux d'aisances, vous devrez faire venir des cabines en plastique moches ou construire des toilettes sèches. Dans ce dernier cas, vous devrez vous mettre d'accord avec le propriétaire du terrain ou trouver un moyen de vous débarrasser de ces déchets supplémentaires.
• Un lieu à l'écart. Ce n'est jamais agréable de voir son GN interrompu en permanence par une foule de touristes ou d'avoir une route nationale en bordure d'aire de jeu.
• Un lieu adéquat pour cuisiner. Bien sûr si chacun apporte sa propre nourriture, prévoir de quoi faire du feu et des grillades.
• Un terrain le plus plat et le moins accidenté possible. Une aire de jeu divisée en deux parties reliées par un chemin escarpé cassera littéralement le GN en deux et fatiguera tout le monde. Un terrain plein de ravins, de talus et de ronces diminuera la surface jouable et imposera un balisage strict (et peu élégant) pour éviter les accidents.

Trouver le propriétaire
Les terrains de jeu appartiennent toujours à quelqu'un. Soit c'est un terrain qui appartient à la commune, au canton ou à la confédération, soit il appartient à un privé ou à une entreprise. C'est ce propriétaire qu'il faut viser en premier pour faire votre demande. Parfois on a une idée précise d'où on veut organiser notre GN, mais on ne connait pas le propriétaire.
Les moyens pour trouver un terrain diffèrent des régions et des personnes. On peut dégager plusieurs pistes plus ou moins efficaces. Hélas il n'y a pas de recettes miracle et le bouche à oreille sera sans doute la meilleure des armes.
Il peut arriver aussi que le terrain que vous projetez d'exploiter appartienne à plusieurs personnes. Il est recommandé de bien vous renseigner auprès de toutes les personnes qui touchent la question de près ou de loin pour ne négliger personne.
Joindre les communes
Appeler directement le bureau communal de toutes les communes susceptibles d'accueillir votre jeu est une première étape. Souvent, une personne connait une autre personne qui vous aiguillera sur un terrain possible, souvent autour d'une cabane de pique-nique ou de chasseurs. Si vous cherchez un site industriel désaffecté, demandez s'il existe des "friches industrielles" sur le territoire de la commune et qui en est le propriétaire. Renseignez-vous enfin sur les horaires d'ouverture des bureaux, cela diffère d'une commune à l'autre et généralement c'est ouvert quand vous-même travaillez.

Géoportails et registres fonciers
Il existe des sites internet officiels qui indiquent les numéros de parcelles de terrain. Ils s'appellent Géoportail, Géoplanet, guichet cartographique, etc. Ils varient d'un canton à l'autre. Ces sites vous permettront rapidement de trouver le numéro de la parcelle qui vous intéresse, puis de demander au bureau du cadastre à qui appartient cette parcelle.

Exploitation par un paysan
Il peut arriver aussi qu'un terrain appartienne à la commune mais qu'un paysan loue ce terrain pour faire paître ses bêtes. Dans ce cas, vous devrez d'abord demander l'accord de l'agriculteur et ensuite celui de la commune. Petit truc ; amenez avec vous une bouteille de vin pour la négociation avec un paysan.

Le cas des usines et friches industrielles
Concernant les usines désaffectées : souvent, ces bâtiments sont encore utilisés pour du stockage de marchandise ; annoncez clairement au propriétaire que vous ne commettrez pas de déprédations et que les GNistes sont des personnes très respectueuses des lieux qu'ils utilisent. Regardez ensemble les zones qui vous seront accessibles, ou les zones uniquement accessibles par les organisateurs.
Les vieux sites industriels sont également parfois pollués. Si c'est le cas, inutile d'insister pour les utiliser.
Enfin, certains propriétaires souhaitent garder les bâtiments en état dans l'espoir de trouver un repreneur fixe pour ces locaux ; vous passerez en second plan dans leurs priorités. De ce fait, certaines usines ne peuvent pas être réservées plus de deux mois à l'avance, ce qui est assez problématique sachant qu'un GN prend en général six mois à être mis sur pieds.

Règlements internes
Certains bâtiments publiques ou terrains loués souvent comportent un règlement interne. N'oubliez pas de le demander et de vous y conformer scrupuleusement ; c'est une garantie pour pouvoir réutiliser le terrain une prochaine fois, et donnera une bonne image de votre association et des GN en général. Si certains points du règlement interne vous dérangent dans l'organisation du jeu, vous pourrez sans doute vous arranger avec le propriétaire étant donné la nature exceptionnelle de l'évènement que vous organiserez.

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